Cómo se usa VendoFácil en tu farmacia

Guía para la farmacia que vende medicamentos y productos de venta libre: qué hace cada persona del equipo, cómo se carga un remedio con su lote y su vencimiento, cómo se vende en la caja, cómo ves lo que se te vence y cómo se recibe lo que llega de la distribuidora. Los ejemplos son de la demo, Farmacia Santa Librada, que podés abrir ya mismo (sección 13).

En una frase: cargás cada medicamento con su laboratorio, su principio activo y la casilla de lote; cada caja que entra, por la carga inicial o por la compra, entra con su lote y su vencimiento; el cajero busca y cobra, y el sistema descuenta solo del lote que vence primero; todos los días ves qué se te vence y cuánta plata es, y tu tienda online reserva lo de venta libre (higiene, dermocosmética, lo infantil) para retirar, sin publicar ni un medicamento.

1 Todos los links

En la demo todo está en https://vendofacil.sospy.org. Con tu negocio, el dominio pasa a ser el definitivo; lo que va después de la barra es igual.

1.1 Lo que ve tu cliente

1.2 Tu equipo

Adentro del sistema, Ctrl + K en la compu (en el celular, tu usuario arriba → Buscar una pantalla) abre el buscador: escribí «stock», «carga inicial», «conteo» o «arqueos» y te lleva.

2 Quién hace qué

Lo que alguien no puede hacer no le aparece en la pantalla, y el sistema se lo niega igual aunque lo intente por otro lado. A cada persona le podés dar algo de más o sacarle algo sin cambiarle el rol, en Usuarios y permisos: tocás la persona y le cambiás el rol, el local, el PIN o los permisos.

3 El primer día (la dueña)

3.1 Un medicamento: Alta completa

En Productos hay dos botones para cargar: Nuevo (el rápido: nombre, precio, IVA, código y cuántos tenés) y Alta completa (la ficha entera). Para un medicamento usá Alta completa, porque el rápido lo crea sin lote (el IVA sí lo elegís ahí: viene en 10 %), y después tenés que corregirlo en la ficha. En la ficha:

• Nombre: como lo pide el cliente y como lo vas a buscar: «Amoxicilina 500 mg x 21 cápsulas».
• Marca: el laboratorio (Lasca, Bagó, Indufar…). Se elige del catálogo; si no está, la cargás ahí mismo.
• Categoría: Medicamentos, Perfumería, Higiene, Infantil, Dermocosmética o Insumos médicos (son las que trae el rubro; podés agregar las tuyas).
• IVA: IVA 5 % en los medicamentos, IVA 10 % en la perfumería y la higiene.
• Unidad de medida: cómo lo vendés: Caja, Blister, unidad o ml (sección 3.2).
• Lote y vencimiento: tildala en todo lo que vence. Desde ahí, cada vez que entra mercadería te pide el lote, y al vender sale primero lo que vence antes.
• Los atributos de Medicamentos: Laboratorio, Principio activo, Presentación (Comprimidos, Jarabe, Cápsulas, Inyectable, Crema o Gotas), Requiere receta y Concentración (mg).

Más abajo, el precio de cada lista (Minorista y Mayorista), el código de barras de la caja, el Estante (dónde está en el local: la caja lo muestra al encontrarlo) y las fotos.

Tildá «Lote y vencimiento» antes de cargar el stock. Lo que entra sin lote queda sin lote: el sistema no sabe cuándo vence.

3.2 Una presentación, un producto

Cada presentación que vendés es un producto con su precio y su stock: el «Paracetamol 500 mg x 20 comprimidos» por caja, el «Loratadina 10 mg x 10 comprimidos» por blíster, el «Ambroxol jarabe 120 ml» por unidad. Si de un mismo remedio vendés la caja entera y también el blíster suelto, cargá los dos, cada uno con su código y su precio.

Lo que te llega de la distribuidora en bultos se compra por bulto: en la línea de la compra elegís la Unidad de compra y cuántas unidades trae cada envase (por ejemplo, 12 cajas), y al recibir entra al stock la cuenta hecha (sección 6).

3.3 Buscar por laboratorio, principio activo y presentación

En Productos, arriba de la lista, los filtros del rubro: Categoría, Marca, Laboratorio, Principio activo, Presentación y Solo con stock (con Limpiar filtros volvés a todo). Sirven para encontrar el genérico de un remedio, ver todos los jarabes o revisar qué tenés de un laboratorio antes de hacerle el pedido.

3.4 Perfumería, higiene y lo que no vence

Un desodorante, un cepillo o un algodón no llevan lote: el Nuevo rápido alcanza (nombre, precio, código y cuántos tenés), con el IVA 10 % que trae de entrada. Lo que sí vence aunque no sea un remedio (pañales, leche infantil, protector solar) va con Lote y vencimiento como un medicamento.

3.5 Lo que ya tenés en el estante: la carga inicial

Inventario → Carga inicial: escaneás cada caja (o escribís el código y Enter) y aparece en la lista. En los productos con lote, la fila pide además el Lote y cuándo Vence: sin el lote no se guarda («Cargá el lote»). Cada producto va una sola vez por tanda: si lo escaneás de nuevo, suma uno a su fila. Si tenés la misma caja de dos lotes distintos, guardá la tanda con el primer lote y cargá el segundo en otra tanda. Arriba ves cuántas filas, cuántas unidades y cuánto vale lo que vas cargando. Guardás por tandas, y lo que cargaste no se pierde si cerrás la página.

Si escaneás un código que no está cargado, ahí mismo lo das de alta con nombre, precio e IVA (elegí IVA 5 % en un medicamento: viene en 10 %); como el rápido, nace sin lote, así que a un medicamento le tildás Lote y vencimiento en la ficha antes de cargarle el stock.

3.6 Si no vas a usar algo: apagalo

En Configuración → Módulos ves los módulos prendidos. El rubro trae Listas de precio, Lotes y vencimiento, Unidades fraccionadas, Ventas a crédito y Pagos al personal; la demo suma Presupuestos, Portal del cliente, Tienda online y Contabilidad completa. Lo que no uses, lo apagás: el menú y la caja quedan sin eso, y lo que ya tenías queda guardado.

4 Vender en la caja

4.1 Conectar la caja (una vez por tablet)

1. En la tablet o la compu del mostrador, abrí /pos.
2. Entrá con la cuenta de la cajera → Entrar y elegir caja → elegí la caja (Caja salón o Caja turno noche). Si en esa compu ya entraste al sistema (/app), no te pide nada: te pregunta directo «¿En qué caja vas a atender?».
3. Listo: arriba dice siempre qué caja es y quién atiende.

4.2 Quién atiende: el PIN

Con más de una persona en la caja, cada una tiene su PIN (se pone en Usuarios y permisos). Apenas alguien tiene PIN, la caja lo pide a todos: al conectarla pregunta «¿Quién atiende la caja?», y cada uno toca su nombre y pone su PIN. Para el cambio de turno, tocá tu nombre arriba → Cambiar de cajero: la venta y la caja siguen como estaban. El cajero de la noche, que no tiene correo, entra así. Lo que se vende y se cobra queda a nombre de quien atendía.

4.3 Abrir la caja

Al empezar el turno, Mi caja → Abrir caja con el Fondo de apertura (el efectivo con que arrancás). Desde ahí, todo lo que se cobra queda en esa caja y en ese turno.

4.4 Vender y cobrar

Vender → buscá el producto: por el nombre («amoxi»), por el laboratorio («lasca») o escaneando el código de barras de la caja. Cada resultado dice el precio y cuántos hay en stock. Tocalo y va al carrito; para llevar varias cajas, tocá el número de la línea y escribí cuántas. Abajo ves el total y cuánto es de IVA 10 % y de IVA 5 %.

Cobrar → el comprobante (Ticket interno o Factura electrónica) y cómo paga: efectivo (con el vuelto), tarjeta, transferencia o varios medios juntos. Sin cliente, sale a consumidor final. A un cliente de la casa le podés vender a cuenta (sección 8).

4.5 El lote: lo descuenta el sistema

El cajero no elige el lote y la caja no lo muestra: cuando la venta llega al sistema, se descuenta del lote que vence primero (si ese no alcanza, sigue con el próximo). De un lote vencido no descuenta nunca. Así Por vencer queda al día sin que nadie anote nada. Sin internet pasa lo mismo: cuando la venta sube, el sistema la descuenta del lote que corresponde.

La caja no sabe qué está vencido. Muestra el stock entero del producto, también lo vencido, y si lo cobrás la venta pasa. Lo vencido sacalo del estante (sección 5.3).

4.6 Cerrar el turno

Al final de cada turno, Mi caja → Pre-cerrar la caja: la cajera cuenta los billetes y declara lo de cada medio, y recién después, con Comparar y pre-cerrar, ve lo que tendría que haber (si se equivocó al contar, Corregir). Con el Cierre ciego prendido (Configuración del negocio → Caja), no lo ve ni en Mi caja: toca directo Pre-cerrar caja, lo que contó queda guardado y recién ahí ve la comparación; lo declarado lo corrige el encargado, no ella. El cierre definitivo lo hacés en Cajas y turnos (/app/caja), donde ves cada caja abierta, con quién la abrió y desde qué hora, y la del turno noche lista para abrir.

4.7 Sin internet

La farmacia viene con «Permitir vender sin stock cuando no hay internet» apagado (Configuración → Punto de venta): la caja no deja vender lo que según su último dato no hay, ni al agregarlo ni al subir la cantidad (la línea queda en lo que alcanza). Lo demás anda igual sin conexión: busca, cobra y sube todo cuando vuelve la red.

4.8 Devoluciones y anulaciones

En Ventas abrís la venta → Devolver (elegís qué vuelve y sale la nota de crédito) o Anular. Hoy no anda con una venta que lleva un producto con lote: el sistema la frena con «El producto controla lotes: indica el lote del ingreso». Con la perfumería y la higiene, sí (sección 11).

5 Lo que vence

5.1 Inventario → Por vencer

En Inventario → Por vencer están los lotes con stock, del que vence primero al último: cada uno con su producto, su número de lote, la fecha, cuántos días le faltan y cuántas unidades quedan. Lo Vencido sale en rojo y lo que vence en una semana, marcado. Arriba elegís cuánto mirar hacia adelante: Próximos 7, 15, 30, 60, 90 o 180 días.

Sirve para decidir qué poner adelante en el estante, qué ofrecer con descuento y qué pedirle al proveedor que te cambie.

5.2 Cuánta plata se te vence

En el inicio, Qué mejorar esta semana empieza por lo que más plata mueve. En la farmacia casi siempre es «Tenés Gs. … en mercadería que vence en 30 días o ya venció»: el valor al costo de esos lotes, cuántos son y cuántos ya vencieron, con Qué hacer. Las tarjetas enteras están en Qué mejorar; los lotes uno por uno, en Inventario → Por vencer. El enlace Ver lo que vence de la tarjeta abre el informe Próximos a vencer de Reportes, con los mismos lotes y su valor.

5.3 Lo vencido

El sistema todavía no tiene cómo darlo de baja: el lote vencido queda en Por vencer, en rojo, con su saldo, y la caja lo sigue contando en el stock. Separalo del estante y anotalo aparte hasta que esté (sección 11).

No hagas un ajuste con el motivo «Producto vencido». El ajuste no deja elegir el lote: el sistema se lo descuenta al lote bueno que vence primero, y el vencido queda igual. Si no hay otro lote vigente, el ajuste no pasa: dice «No hay tanto stock en ese local».

6 Comprar y recibir

6.1 La compra

Compras → Nueva: el proveedor (Puntofarma, Scavone, Indufar, Catedral…), la factura, cada línea con su cantidad, su Unidad de compra y cuántas unidades trae el envase, el costo y el IVA. A crédito, la deuda va a Por pagar con su vencimiento.

6.2 Recibir con el lote

Cuando llega la mercadería, en la compra (o en Compras → Pendientes, Recibir) se abre Recibir mercadería: el Remito del proveedor, y cada línea con lo facturado, lo recibido y lo que falta. Ponés lo que llegó (si vino a medias, el resto queda pendiente) y en cada medicamento tocás Lote: el Lote y el Vencimiento que dice la caja. Abajo de cada línea ves lo que va a entrar al stock en unidades.

Lo que entra con lote aparece enseguida en Por vencer.

7 Precios y ofertas

• Dos listas: Minorista (la del mostrador) y Mayorista (un sanatorio o una clínica que te compra por cantidad). A un cliente le ponés su lista en su ficha; en la caja, elegilo antes de cargar los productos: lo que agregues sale a su lista (lo que ya estaba en la venta conserva su precio).
• Cambiar precios en masa: Productos → Listas de precio → Cambiar precios en masa, por categoría, por marca (el laboratorio, escrito igual que en los productos) o por proveedor (lo que le compraste a esa distribuidora), con un porcentaje: para cuando te llega la lista nueva de un laboratorio.
• Ofertas: en la ficha, Poner en oferta, o en Productos → Ofertas varias juntas. Sirve para mover lo que vence pronto.

8 Clientes, cuenta y cobranza

• Clientes: nombre, cédula o RUC y teléfono. Se dan de alta en el sistema o en la caja, sin salir de la venta.
• La cuenta del cliente (el fiado del barrio): con un límite de crédito en su ficha, en la caja Cobrar → Cuenta corriente. Lo que debe lo cobrás en Cobranza, con su recibo.
• El portal: desde su ficha lo invitás (Cuentas vinculadas → Invitar) y en /portal ve lo que te debe, sus pagos y sus comprobantes.

9 Reportes

• ¿Qué se vende? (Reportes → ¿Qué se vende?): lo vendido del período, las unidades, los tickets, el ticket promedio y el margen, y los rankings: Por principio activo, lo que más se vende, por marca y por categoría, y a qué hora se vende. El de principio activo es propio de la farmacia: junta todas las marcas del mismo remedio.
• ¿Cuánto gané?: lo que vendiste, lo que te costó, lo que gastaste y lo que te quedó.
• Para el contador: los Libros contables y el Libro IVA ventas y compras, con el 5 % y el 10 % separados.

10 La tienda online: reservar y retirar

Una farmacia vende por internet con cuidado. La de la demo está armada así, y es lo que te recomendamos:

• Ningún medicamento publicado. Nada se publica solo: en Mi tienda → Qué se publica elegís qué sale. En la demo están publicados diez productos de higiene, insumos médicos, dermocosmética e infantil, y ni un medicamento: para eso, que venga con su receta.
• Reservar y retirar. En Mi tienda, cómo lo recibe: Retira en el local (sin envío), y cómo paga: Efectivo al recibir. El cliente reserva, pasa y paga en la caja.
• El pedido te llega a Pedidos online: lo confirmás, lo separás y la caja lo cobra cuando lo retira.

El resto de la tienda (el color, el logo, las categorías, las ofertas, WhatsApp, el QR) está en la guía de la tienda online.

11 Lo que todavía no hace

• Dar de baja un lote vencido. No se puede sacar del stock: un ajuste con el motivo «Producto vencido» se lo descuenta al lote bueno que vence primero, no al vencido (sección 5.3), y tampoco se puede devolver al proveedor una vez vencido. Hasta que esté, el lote queda en Por vencer, en rojo.
• Elegir el lote al sacar mercadería en un ajuste. El lote se elige solo cuando entra.
• Avisar en la caja. La caja no muestra los lotes ni avisa que lo que queda está vencido o vence pronto: el lote lo descuenta el sistema cuando la venta llega (sección 4.5).
• Anular o devolver una venta con un producto con lote. Hoy el sistema la frena (sección 4.8).
• Pedir la receta. «Requiere receta» es una característica de la ficha: la caja no la pide ni avisa, y no hay libro recetario ni control de psicotrópicos. Lo hace la química, como siempre.
• Abrir una caja y venderla por blíster. Cada presentación es un producto con su stock (sección 3.2): el sistema no pasa una caja a blísteres sueltos solo.
• Ver en qué venta salió cada lote, para avisar a quien se lo llevó si el laboratorio retira un lote.
• Prender «Lote y vencimiento» a muchos productos de una vez. Va producto por producto, en su ficha; y la planilla que importás entra sin lote.
• Obras sociales y seguros: no hay convenios con cobertura. Un precio distinto para un cliente se hace con la lista Mayorista (sección 7).
• Mandar las facturas electrónicas a la DNIT (SIFEN). Con timbrado electrónico, como en la demo, la caja arma la Factura electrónica con su CDC y la imprime como «Documento electrónico pendiente de transmisión»; en Ventas, el detalle dice SIFEN: Pendiente. El envío llega con la etapa de facturación electrónica: mientras tanto, hablalo con tu contador.

12 Preguntas que nos hacen

¿Tengo que elegir el lote cuando vendo? No. El sistema lo descuenta solo del que vence primero (sección 4.5).

¿La caja puede vender un remedio vencido? La caja no sabe qué está vencido: si lo cobrás, la venta pasa, aunque de un lote vencido el sistema no descuenta nada. Por eso lo vencido va fuera del estante (sección 5.3).

¿Y si vendo sin internet? La caja cobra igual y, cuando vuelve la conexión, el sistema descuenta cada venta del lote que vence primero (sección 4.5).

¿El medicamento va al 5 %? Sí: en la ficha, IVA 5 %. La perfumería y la higiene, al 10 %. En la caja y en el comprobante salen separados.

Cargué un remedio con «Nuevo»: ¿qué le falta? El lote: «Nuevo» lo crea sin Lote y vencimiento. Abrí su ficha, tildalo antes de cargarle el stock y revisá que tenga IVA 5 %: en «Nuevo» viene en 10 % si no lo cambiaste (sección 3.1).

¿Cómo encuentro el genérico? En Productos, el filtro Principio activo (sección 3.3).

¿Puedo buscar por laboratorio en la caja? Sí: escribís «lasca» o «bagó» y aparece todo lo de ese laboratorio (sección 4.4).

Me llegó la misma caja con dos lotes distintos: ¿cómo la cargo? En la compra, en dos líneas, cada una con su lote, su vencimiento y su cantidad. En la carga inicial, en dos tandas: guardás la primera con un lote y cargás el otro en la siguiente (sección 3.5).

¿El cajero de la noche necesita correo? No: lo das de alta con su nombre y su PIN, y entra solo a la caja (sección 4.2).

¿Puedo vender medicamentos por la tienda? El sistema no te lo impide, pero no lo recomendamos: la demo publica solo lo de venta libre y reserva para retirar (sección 10).

13 Probalo en la demo

Entrá a https://test.vendofacil.sospy.org/app. La contraseña de todas las cuentas es demo-2026-py.

Lo que tiene cargado Farmacia Santa Librada: unos setenta productos en seis categorías, los medicamentos al 5 % con su laboratorio, su principio activo y su presentación; lo de Medicamentos, Infantil y Dermocosmética con lote y vencimiento (uno ya vencido, varios que vencen este mes y el resto a un año); un mes de ventas en dos cajas, Caja salón (abierta hoy desde las 07:45) y Caja turno noche; diez proveedores, compras recibidas con su lote y una orden de Puntofarma recibida en parte; clientes con cuenta; la contabilidad con los meses cerrados por la contadora; y la tienda online con diez productos de venta libre publicados y tres reservas.

Un recorrido de diez minutos:

1. Como dueña: el inicio y la tarjeta de lo que vence en Qué mejorar esta semana; Ver lo que vence abre el informe con los lotes.
2. Productos → filtrá Presentación: Jarabe (salen los jarabes); después, con Limpiar filtros, abrí la Amoxicilina 500 mg x 21 cápsulas: IVA 5 %, Lote y vencimiento y sus atributos.
3. Inventario → Por vencer: el lote vencido arriba, en rojo, y los que vencen esta semana.
4. Compras → Pendientes → Recibir en la orden de Puntofarma: tocá Lote en una línea y mirá los campos (no hace falta confirmar).
5. En la caja, /pos: Entrar y elegir caja con cajero@farmacia.test → Caja salón. La caja pregunta «¿Quién atiende la caja?»: tocá Blanca Servín Recalde y poné 5836. Buscá «lasca», agregá el Paracetamol y un desodorante: abajo, el IVA 5 % y el 10 % por separado. Tocá Cobrar, mirá el vuelto y volvé con Volver sin registrar.
6. Tocá tu nombre arriba → Cambiar de cajero → Nelson Aquino Galeano, PIN 7294: el cajero de la noche, sin correo.
7. La tienda en el celular: https://test.vendofacil.sospy.org/tienda/farmacia-santa-librada. No hay ni un medicamento; reservá algo para retirar y miralo como dueña en Pedidos online.

Si probás dos personas a la vez, usá dos navegadores (o uno normal y otro en incógnito): en la misma ventana, entrar con otra cuenta te saca de la anterior.