Cómo se usa VendoFácil en tu ferretería

Guía para la ferretería y el corralón: qué hace cada persona del equipo, dónde se toca cada cosa y cómo lo ve tu cliente. Sirve igual para una casa de materiales de construcción, una de pinturas o una de electricidad y sanitarios. Los ejemplos son de la demo, Ferretería San Blas, que podés abrir ya mismo (sección 14).

En una frase: cargás el cable por metro, el clavo por kilo y el cemento por bolsa, cada uno con su precio minorista y mayorista; a la constructora la marcás mayorista una vez y la caja le cobra su precio sola; en la caja escribís 12,5 m o 1,5 kg; el vendedor presupuesta la obra y la caja la cobra cuando el cliente vuelve; le fiás a quien tiene límite y lo cobrás con recibo; comprás por caja y vendés por unidad; y movés mercadería entre el local y la sucursal.

1 Todos los links

En la demo todo está en https://vendofacil.sospy.org. Con tu negocio, el dominio pasa a ser el definitivo; lo que va después de la barra es igual.

1.1 Lo que ve tu cliente

1.2 Tu equipo

Adentro del sistema, Ctrl + K en la compu (en el celular, tu usuario arriba → Buscar una pantalla) abre el buscador: escribí «mayorista», «metro», «presupuesto» o «traslado» y te lleva.

2 Quién hace qué

Lo que alguien no puede hacer no le aparece en la pantalla, y el sistema se lo niega igual aunque lo intente por otro lado. A cada persona le podés dar algo de más o sacarle algo sin cambiarle el rol, en Usuarios y permisos.

3 El primer día (el dueño)

3.1 Las unidades: metro, kilo, litro y bolsa

El rubro ya trae las unidades de una ferretería. En Productos → Unidades ves cada una con su símbolo y si se vende fraccionada:

• Metro, Kilogramo y Litro se fraccionan: dicen cuántos decimales aceptan (2,5 m; 0,750 kg).
• Unidad, Bolsa y Caja son enteras: una bolsa de cemento no se vende por la mitad.

Si te falta una (el rollo, el par, la barra), Nueva: el nombre, el símbolo y, si se vende en pedazos, Se vende fraccionada (2,5 kg) con sus decimales.

3.2 Un producto que se vende por metro o por kilo

Productos → Alta completa: el nombre, la marca (se elige de la lista; si no está, la cargás ahí mismo), la categoría (Herramientas manuales, Herramientas eléctricas, Tornillos y fijaciones, Pinturas, Electricidad, Sanitarios, Construcción, o las tuyas), el IVA y la Unidad de medida. Dos casillas importan en este rubro:

• Se vende fraccionado («2,5 m o 0,75 kg»): prendela en el cable, el alambre, el clavo suelto, la pintura o el aguarrás que despachás suelto. La caja te deja escribir 12,5; lo entero (la bolsa, el martillo) se escribe sin coma.
• Controla stock: viene prendida. El stock se lleva en la misma unidad que vendés: el cable, en metros.

Más abajo, los Atributos del rubro (Medida, Material, Potencia y Voltaje) sirven para buscar y filtrar, y en Precios por lista va el precio de cada lista (sección 3.5). En Estante anotás dónde está en cada local: la caja lo muestra al encontrarlo.

Nuevo (el alta rápida de Productos) crea el producto por unidad, con un solo precio. Para lo que se vende por metro o por kilo usá Alta completa, o abrí después su ficha, cambiale la unidad y tildá Se vende fraccionado.

3.3 Muchos productos de una: la planilla

Una ferretería tiene miles de artículos. En Productos → Importar: bajás la plantilla (trae una columna por cada atributo y por cada lista de precio, así cargás el minorista y el mayorista de una), la llenás en Excel, la subís y revisás lo que el sistema entendió de cada fila antes de confirmar. Las categorías y las marcas que no existen se crean solas, y la columna Stock inicial entra al local que elijas.

La planilla trae la Unidad de medida, pero no la casilla Se vende fraccionado: después de importar, abrí los que se venden por metro o por kilo y tildala (sección 12).

3.4 El stock que ya tenés: la carga inicial

Inventario → Carga inicial: escaneás o buscás cada producto y le ponés la cantidad que hay en el estante, en su unidad (los metros de cable que quedan en el rollo, los kilos de clavos del cajón): lo fraccionado acepta coma (87,5) y lo entero no («Va en unidades enteras»). Lo que no está cargado lo creás ahí mismo. Guardás por tandas, y lo que cargues no se pierde si cerrás la página.

3.5 Dos precios: minorista y mayorista

El rubro nace con dos listas de precio: Minorista (la de todos, la que usa la caja por defecto) y Mayorista. Cada producto tiene su precio en cada una, en su ficha, en Precios por lista → Guardar precios. En la demo el mayorista es un 12 % más barato: el cable de 2,5 mm² sale 5.500 el metro al público y 4.800 al mayorista.

Si querés otra lista (la de Contratistas, la de Obra grande), Listas de precio → Nueva. Los precios de una lista se cargan a mano o en masa (sección 3.7): su Margen sugerido sobre el costo (%) no cambia ningún precio solo, es el margen que te propone Cambiar precios en masa cuando elegís esa lista.

3.6 El mayorista compra a su lista solo

En Clientes → Tipos está cada tipo de cliente con su lista: Mayorista compra con la lista Mayorista y Minorista con la Minorista. En la ficha de cada cliente elegís su Tipo de cliente (y, si hace falta, una Lista de precio propia, que manda sobre la de su tipo). Desde ahí, cada vez que la caja elige a ese cliente, le cobra su precio sin que nadie se acuerde.

El tipo tiene además un Descuento (%), pero todavía no se aplica solo: ni la caja ni el presupuesto lo descuentan. Si se lo das, ponelo a mano en la venta (sección 12).

3.7 Subir los precios de una categoría

Cuando el proveedor del cemento sube, no hace falta tocar producto por producto: Listas de precio → Cambiar precios en masa (también está en Más). Elegís la Lista de precio, la Categoría, la Marca (escrita igual que en los productos) o el Proveedor (lo que alguna vez le compraste; con solo ese filtro no hay vista previa), Porcentaje sobre el precio actual (o Margen sobre el costo promedio), cuánto (Ajuste (%); con un menos adelante, baja), a qué redondear y desde qué día vale. Vista previa te muestra cada producto con su precio de hoy y el nuevo (con un 8 % redondeado a 100, el Cemento Yguazú pasa de 52.000 a 56.200), y Aplicar lo deja vigente. Los precios nuevos llegan a la caja la próxima vez que se conecte.

Cada lista se sube por separado: si subiste la Minorista, repetí con la Mayorista. Con Margen sobre el costo promedio, una lista que tiene su margen sugerido te lo propone («La lista sugiere 12 %»).

3.8 Las cajas: el mostrador, el corralón y la sucursal

Cada punto donde se cobra es una caja, con su número de punto de expedición para la factura. En la demo hay tres: Caja mostrador y Caja corralón en la casa central, y Caja Luque en la sucursal. Cada una se abre y se cierra por su lado, así sabés cuánta plata entró en el corralón y cuánta en el mostrador. En Cajas y turnos ves cuál está abierta, con quién y desde qué hora.

4 Vender en la caja

4.1 Conectar la caja (una vez por tablet)

1. En la tablet o la compu del mostrador (o del corralón), abrí /pos.
2. Entrá con la cuenta del cajero → Entrar y elegir caja → elegí la caja. Si en esa compu ya entraste al sistema (/app), no te pide nada: te pregunta directo «¿En qué caja vas a atender?».
3. Listo: arriba dice siempre qué caja es y quién atiende.

Si alguien del equipo tiene PIN (en Usuarios y permisos), la caja pregunta «¿Quién atiende la caja?» y cada uno entra con el suyo. Sin ningún PIN, como en la demo, la caja atiende a nombre de quien la conectó.

4.2 Abrir la caja

A la mañana, Mi caja → Abrir caja con el efectivo con que arrancás. Desde ahí, todo lo que se cobra queda en esa caja y en ese día.

4.3 Por metro y por kilo

1. Vender → buscá el producto (por nombre, por código o escaneando).
2. En un producto fraccionado, la cantidad es un campo: tocalo y escribí 12,5 (con coma o con punto); al lado dice la unidad. La caja calcula el precio: 12,5 m de cable a 5.500 son 68.750, y 1,5 kg de clavos a 20.000 son 30.000.
3. En uno entero (una bolsa, un martillo), tocá el número y escribí la cantidad (40 bolsas, 600 ladrillos), o subila y bajala con + y −.

Debajo del nombre, cada línea dice el stock en su unidad («28 m en stock»), y avisa si la venta lo deja en negativo. Si apagás Permitir vender sin stock cuando no hay internet (Configuración del negocio → Punto de venta), la caja no deja pasar de lo que hay, ni al agregar ni al subir la cantidad: la línea queda en lo que alcanza.

4.4 Al mayorista: primero el cliente

Tocá el botón del cliente (dice Consumidor final) y buscalo por nombre, RUC o cédula: cada cliente dice su tipo y su lista («Mayorista · lista Mayorista») y cuánto crédito le queda. Elegí el cliente antes de cargar los productos: lo que agregues después sale con su lista, y arriba de la venta queda a la vista Lista Mayorista; la grilla de productos de la derecha también muestra sus precios. Lo que ya estaba en el carrito conserva el precio con que entró, y la caja te avisa «Lista de precios cambiada». En la demo, la bolsa de cemento sale 45.800 a la distribuidora y 52.000 al público.

4.5 Cobrar

Cobrar → el comprobante (ticket interno o factura) y la condición: Contado o Cuenta corriente. De contado elegís cómo paga: efectivo (con el vuelto), tarjeta de débito o de crédito, transferencia o varios medios juntos; no hace falta cliente: sale a consumidor final. La billetera o QR y el cheque aparecen apagados: la caja todavía no los cobra (la cuenta que te pagan con cheque se cobra en Cobranza, sección 7.3).

Cuenta corriente (el fiado) es para el cliente con límite de crédito: la caja dice cuánto le queda disponible y no deja pasar el límite. Elegís cuántas Cuotas (una, para el fiado a fin de mes), el Primer vencimiento (viene a un mes) y la Frecuencia; si deja algo a cuenta, va en Anticipo (opcional). Abajo dice cuánto queda en cuenta corriente, y Registrar venta.

4.6 Cuarenta bolsas o seiscientos ladrillos: el pedido

En la caja la cantidad se escribe: tocá el número de la línea y poné 40 o 600 (hasta 99.999 por línea). Si con el número tocado pasás un código por el lector, la caja no lo toma como cantidad: la línea queda como estaba y lo volvés a pasar. Para una carga grande del corralón igual conviene que el vendedor arme el pedido en el sistema (Nuevo pedido, en el inicio, con la lista del cliente como el presupuesto) mientras el cliente elige: la caja lo encuentra en Pedidos y lo cobra en un toque, sin cargar nada. Lo mismo pasa con un presupuesto aceptado (sección 5.2).

4.7 Cerrar la caja

A la noche, Mi caja → Pre-cerrar la caja: el cajero cuenta los billetes y declara lo de cada medio, y recién después, con Comparar y pre-cerrar, ve lo que tendría que haber (si se equivocó al contar, Corregir). Con el Cierre ciego prendido (Configuración del negocio → Caja), el cajero no ve lo que tendría que haber ni en Mi caja: toca directo Pre-cerrar caja, lo que contó queda guardado y recién ahí ve la comparación. Lo declarado ya no lo cambia él: si hay que corregirlo, lo hace el encargado. El cierre definitivo se hace en Cajas y turnos (/app/caja).

5 Presupuestos para obras

5.1 Armarlo

El que va a construir pide «¿cuánto me sale la planta baja?». Presupuestos → Nuevo:

1. Cliente: buscalo por RUC, CI o nombre (o escribí solo el nombre si no está cargado).
2. Buscá cada producto y escribí la cantidad y, si hace falta, el precio: 40 bolsas de cemento, 600 ladrillos, 30 barras de hierro.
3. Descuento global si le hacés uno sobre el total, Vigencia (días) (viene en 15) y una Nota («Obra: la casa de Gustavo en Capiatá, planta baja»).
4. Crear presupuesto.

Los precios quedan congelados hasta que venza: si mañana subís el cemento, lo que le prometiste vale mientras el presupuesto esté vigente.

El presupuesto cotiza con la lista del cliente, como la caja: a la constructora mayorista, con la Mayorista (arriba del buscador dice Cotiza con la lista Mayorista). Si bajás a mano el precio de una línea, cuenta como descuento contra el tope del vendedor (15 %): pasado el tope no se guarda, salvo que lo haga quien puede cambiar precios.

5.2 Cuando vuelve

Lo buscás en Presupuestos (o en Cajas y turnos → Presupuestos) y lo abrís:

• Imprimir / PDF y Mandar por WhatsApp: el papel lleva la misma referencia de la pantalla y «Válido hasta el …», y el mensaje va al teléfono de su ficha con el enlace al PDF. Sirve también antes, para mandárselo apenas lo armás.
• Pasar a pedido: lo manda a la caja con sus cantidades y sus precios, y la caja lo cobra con su factura. Es el camino de siempre: el vendedor no toca la plata.
• Convertir en venta: la venta sale ahí mismo, en una caja abierta, de contado o a crédito, como ticket interno (la factura se emite desde la caja). Sirve para el que paga en el momento sin pedir factura.
• Anular: deja de poder convertirse. No toca stock ni caja.

Cuando pasa la fecha queda vencido y ya no se convierte: se hace uno nuevo con los precios de hoy. El presupuesto no mueve stock ni plata; la venta que nace de él, sí.

6 Kits y combos

Un kit es un producto con precio cerrado que lleva varios: el «Kit eléctrico para una habitación» (25 m de cable, la llave térmica, dos tomas, dos interruptores, dos cajas y la cinta), el kit de baño o el de instalación de un tanque.

1. Productos → Alta completa, tipo Kit / combo (con el módulo de combos prendido, que el rubro trae), su precio en cada lista. Guardalo.
2. En su ficha, Componentes → agregá cada pieza y cuántas lleva (también en metros: 25 m de cable). Si una pieza se puede cambiar por otra (cualquier toma de la misma línea), ponela como alternativa.
3. Guardar componentes.

Arriba dice «Con lo que tenés alcanza para armar N» con el stock de hoy, y qué pieza lo limita.

En la caja el kit se vende como un producto más, a su precio cerrado. Todavía no descuenta sus piezas del stock (sección 12): si armás el kit con mercadería del estante, descontala con un ajuste, o cargá el kit con su propio stock.

7 Cuenta corriente y cobranza

7.1 El límite y la ficha

En la ficha del cliente (Clientes) van su Límite de crédito (vacío: no compra a crédito) y sus Días de crédito (el plazo de siempre, por ejemplo 30). La ficha muestra cuánto debe, cuánto le queda disponible y lo vencido. Lo ponen el dueño y el administrador.

7.2 La Cobranza

Lo que te deben se cobra en Cobranza, en el sistema. Muestra lo que vence hoy, lo vencido y lo que viene, la antigüedad de la deuda, y cada partida con el teléfono del cliente, Llamar y Cobrar. Cobrar reparte lo que trae de la deuda más vieja a la más nueva (o Elegir yo las cuotas) y te da el recibo numerado, que le mandás por WhatsApp o por correo.

Cobrar deudas es un permiso aparte: el cajero, de entrada, no lo tiene. Si querés que la caja cobre la cuenta corriente, se lo das a esa persona en Usuarios y permisos.

7.3 Los cheques

Si el cliente te paga su cuenta con cheque, se cobra en Cobranza: en Cobrar elegís Cheque y anotás el N.º de cheque, el Banco y Se cobra el (vacío, al día; con fecha, diferido); el recibo lo guarda solo. En la caja todavía no se cobra con cheque. Los cheques que recibiste y los que diste a tus proveedores, con su fecha de cobro, están en Más → Tesorería → Cheques; el flujo proyectado te avisa si un cheque diferido te deja sin plata un día.

8 Compras: comprar por caja y vender por unidad

El proveedor te factura cajas de 12 reflectores, cajas de 100 tornillos o rollos de 100 m de cable; vos vendés de a uno o por metro. En Compras → Nueva, en cada línea:

• Unidad de compra: la del proveedor (Caja, Bolsa, o la que creaste: Rollo).
• por envase: cuántas trae cada una (12 reflectores, 100 metros).

Debajo de cada línea el sistema te traduce a la unidad de venta: cuántas entran al stock y a cuánto queda cada una. Es la mejor defensa contra cargar 31 donde había que cargar 372. En la compra guardada, la cantidad dice 31 (= 372) y el costo 816.000 Gs (68.000 Gs por unidad): 31 cajas de 12 reflectores, a 68.000 cada uno. Al recibir la mercadería, el stock entra en la unidad de venta y el costo queda por unidad.

La factura a crédito del proveedor (el cemento a 30 días, la pintura a 45) queda en Cuentas por pagar, con su vencimiento, y se paga con Pagar (en efectivo, transferencia o cheque). El inicio te avisa lo que vence esta semana.

9 El stock: faltantes, sucursal y conteo

En Inventario:

• Stock: cada producto con su cantidad, su mínimo, su costo promedio y lo que vale; arriba, el inventario valorizado. Ajustar corrige con un motivo (una rotura, una diferencia de conteo).
• Faltantes: lo que está bajo el mínimo, para la próxima compra.
• Traslados (con más de un local): Enviar mercadería a otro local; el stock baja en el origen y queda en camino hasta que el otro local lo recibe y firma lo que llegó. Si falta algo, queda la diferencia con su motivo. Cada traslado tiene su remito en PDF.
• Conteos: Abrir un conteo físico de un depósito o un sector, contar y aplicar las diferencias.

10 Los números

• El inicio (tu tablero): las ventas de hoy, la caja, lo que te deben y lo que debés esta semana, el stock bajo, «¿Cuánto gané?» del mes y Qué mejorar esta semana (por ejemplo, la plata parada en productos que no se mueven).
• Reportes → ¿Qué se vende?: lo que más sale por producto, marca y categoría, contra el período anterior.
• Reportes: ventas y márgenes por categoría o por vendedor, inventario valorizado, rotación, stock sin movimiento, lo que te deben y lo que debés por antigüedad, y el IVA estimado del mes.

11 La tienda online

Si la prendés (Mi tienda), tus clientes ven tus productos con el precio de la lista que elijas (la Minorista en la demo) y te piden para retirar o con envío. Para un corralón el envío es el flete de tu camión: lo cobrás por zona (en la demo, Asunción a 60.000 y Gran Asunción a 90.000), con una compra mínima y las horas que esperás el comprobante de la transferencia (48 en la demo). El pedido te entra en Pedidos online y la caja lo cobra. Todo lo de la tienda (fotos, categorías, ofertas, la fecha estimada, WhatsApp) está en la guía de la tienda online.

Lo que se cobró en el mostrador también sale en tu camión si prendés el módulo Delivery (Configuración → Módulos; el rubro no lo trae): en Ventas, abrís la venta → Mandar a domicilio, con la dirección de la ficha del cliente, y el envío pasa a Envíos del día. La venta lo dice («Va a domicilio») y, ya entregada, no se manda otra vez.

12 Lo que todavía no hace

• Aplicar solo el descuento del tipo de cliente. El Descuento (%) del tipo queda anotado; en la caja y en el presupuesto se da a mano (sección 3.6).
• Recalcular una lista sola cuando sube el costo. El margen sugerido de la lista se usa al cambiar precios en masa (sección 3.7).
• Descontar las piezas de un kit al venderlo. El kit se cobra a su precio; sus piezas no bajan del stock.
• Marcar «Se vende fraccionado» desde la planilla o el alta rápida. Se tilda en la ficha (sección 3.2).
• Precio por cantidad (de 50 bolsas para arriba, más barato). Hoy el precio va por lista y por cliente; lo demás es un descuento en la línea, con el tope de cada uno.
• Vender por metro o por kilo en la tienda online. La tienda vende de a uno.
• Cobrar con cheque o con billetera o QR en la caja. Los botones aparecen apagados; el cheque se cobra en Cobranza (sección 7.3).
• Mandar las facturas electrónicas a la DNIT (SIFEN). Con timbrado electrónico, como en la demo, la caja arma la Factura electrónica con su CDC y la imprime como «Documento electrónico pendiente de transmisión»; en Ventas, el detalle dice SIFEN: Pendiente. El envío llega con la etapa de facturación electrónica: mientras tanto, hablalo con tu contador.

13 Preguntas que nos hacen

¿Puedo vender medio kilo de clavos? Sí: el producto tiene que estar por kilo y con Se vende fraccionado. En la caja escribís 0,5 (sección 4.3).

El rollo de cable lo compro por 100 metros: ¿cómo lo cargo? En la compra, Unidad de compra y cuántos metros trae; el stock entra en metros (sección 8). Si no tenés la unidad Rollo, creala en Unidades.

¿Cómo hago para que la constructora pague el precio mayorista sin que el cajero se acuerde? Ponela de tipo Mayorista en su ficha (sección 3.6). En la caja, elegila antes de cargar los productos.

Subí el minorista y el mayorista quedó igual: ¿por qué? Cada lista se sube por separado en Cambiar precios en masa (sección 3.7).

¿La caja funciona si se corta internet? Sí: vende con lo último que bajó (productos, precios, clientes y sus listas) y sube todo cuando vuelve la conexión.

¿El presupuesto me aparta la mercadería? No: el presupuesto no mueve stock. El stock baja con la venta.

El cliente acepta el presupuesto y quiere factura: ¿qué toco? Pasar a pedido: la caja lo cobra con factura. Convertir en venta lo deja como ticket interno (sección 5.2).

¿Puedo tener la sucursal con otro stock? Sí: cada local tiene su stock, su mínimo y su caja, y la mercadería se mueve con Traslados (sección 9).

¿Puedo cobrar con cheque? Lo que te deben, sí: en Cobranza. En la caja todavía no. Los ves todos en Más → Tesorería → Cheques (sección 7.3).

14 Probalo en la demo

Entrá a https://test.vendofacil.sospy.org/app. La contraseña de todas las cuentas es demo-2026-py. La demo de la ferretería no tiene PIN: la caja atiende a nombre de quien la conecta.

Lo que tiene cargado la Ferretería San Blas: 87 productos en siete categorías, con su precio Minorista y Mayorista (el mayorista, un 12 % menos), los cables por metro, el clavo y el alambre por kilo y la pintura suelta por litro; veinte clientes, cinco de ellos empresas mayoristas (Distribuidora Ozorio S.R.L., Comercial Galeano S.R.L., Constructora Paredes S.A., Constructora Rolón S.A. y Servicios Generales Galeano S.A.) y nueve con cuenta corriente; un presupuesto vigente para la obra de la calle Cerro Corá; diez proveedores, compras recibidas por caja y el pedido de temporada pagado con dos cheques; tres cajas (mostrador, corralón y la de la Sucursal Luque), con la del mostrador abierta y vendiendo; traslados a la sucursal (uno en camino y uno con faltante) y conteos; y su tienda online con flete por zona en /tienda/ferreteria-san-blas. Sin kits.

Un recorrido de diez minutos:

1. Como dueño: Productos → el Cable unipolar 2,5 mm2 (Metro, Se vende fraccionado, 5.500 y 4.800), Productos → Unidades y Clientes → Tipos.
2. Listas de precio → Cambiar precios en masa: Minorista, Construcción, 8 % → Vista previa (sin aplicar, si no querés cambiar la demo).
3. Como cajero, en /pos: Entrar y elegir caja con cajero@ferreteria.test → Caja corralón → Mi caja → Abrir caja.
4. Vender → el cable: escribí 12,5 en la cantidad; sumá el Clavo de acero 2" con 1,5.
5. Sacá todo, tocá Consumidor final → buscá «Ozorio» → Distribuidora Ozorio S.R.L. (dice lista Mayorista) → cargá el Cemento Yguazú 50 kg: sale a 45.800 en vez de 52.000. Cobrar → Cuenta corriente: le quedan Gs 10.250.000 disponibles.
6. Como vendedora (vendedor@ferreteria.test): Presupuestos → el de la obra de la calle Cerro Corá → Imprimir / PDF (el papel con su referencia y hasta cuándo vale) → Pasar a pedido: mirá el diálogo y tocá Cancelar. Si tocás Mandar a la caja, en la caja Pedidos lo trae, pero cambia la demo: es el único presupuesto vigente y deja de estarlo para el que viene.
7. Como dueño: Cobranza, Inventario → Traslados y Reportes → ¿Qué se vende?.

Si probás dos personas a la vez, usá dos navegadores (o uno normal y otro en incógnito): en la misma ventana, entrar con otra cuenta te saca de la anterior.